W niektórych firmach dokumenty są najbardziej krytycznym zasobem. W dobie technologii większość dokumentów można przechowywać w formie zdigitalizowanej, ale niektóre oryginalne dokumenty w formie papierowej muszą być przechowywane przez określony czas. Nawet jeśli nie jest wymagane prawnie, niektóre firmy wolą przechowywać oryginały z podpisami w celu uwierzytelnienia. Firmy, agencje rządowe lub oddziały, które przechowują dokumenty w formie papierowej, zwykle zarządzają tymi papierowymi aktywami za pomocą kodów kreskowych i odręcznych notatek. Bez innych dostępnych opcji zarządzania te techniki mogły być odpowiednie na początku wieku, ale wraz z nową technologią pojawiają się nowe, lepsze rozwiązania.
W dzisiejszym świecie, gdzie gromadzenie danych i dokumentów odgrywa kluczową rolę, efektywna ewidencja dokumentów stała się niezwykle ważnym aspektem zarządzania informacjami. Tradycyjne metody ewidencji oparte na ręcznym przeszukiwaniu i indeksowaniu dokumentów stają się coraz mniej efektywne w obliczu ogromnych ilości informacji, jakie przetwarzamy każdego dnia. W tej sytuacji technologia RFID (Radio Frequency Identification) wkracza na scenę, rewolucjonizując proces ewidencji dokumentów.
RFID Ewidencja dokumentów: co to takiego?
RFID to technologia umożliwiająca identyfikację i śledzenie obiektów za pomocą fal radiowych. W przypadku ewidencji dokumentów, RFID polega na umieszczeniu małego chipa RFID wewnątrz lub na powierzchni dokumentu. Każdy taki chip ma unikalny numer identyfikacyjny, który można odczytać za pomocą czytnika RFID. To pozwala na błyskawiczne śledzenie dokumentów, ich lokalizację i dostępność, a także zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa.
Zalety RFID w Ewidencji Dokumentów
- Szybkość i Precyzja: W tradycyjnych systemach ewidencji dokumentów proces indeksowania i odnajdywania dokumentów może być czasochłonny i obarczony ryzykiem błędów ludzkich. RFID eliminuje te problemy, umożliwiając błyskawiczne zlokalizowanie i zidentyfikowanie dokumentu.
- Bezpieczeństwo Danych: RFID umożliwia ścisłą kontrolę dostępu do dokumentów. Tylko osoby uprawnione, posiadające odpowiednie kody lub identyfikatory, mogą uzyskać dostęp do konkretnych dokumentów. To chroni poufność i wrażliwość informacji.
- Śledzenie Obiegu Dokumentów: W środowiskach biurowych czy korporacyjnych, gdzie dokumenty muszą być przemieszczane między różnymi pracownikami lub działami, RFID pozwala na dokładne śledzenie ich obiegu. To zwiększa przejrzystość procesów i minimalizuje ryzyko utraty dokumentów.
- Redukcja Kosztów: Tradycyjna ewidencja dokumentów może generować znaczne koszty związane z ręcznym przeszukiwaniem i przechowywaniem papierowej dokumentacji. Dzięki RFID, te koszty mogą być znacznie zredukowane, a czas pracy potrzebny na te zadania – skrócony.
- Skalowalność: Systemy RFID w łatwy sposób można dostosować do różnych potrzeb i rozmiarów organizacji. Niezależnie od tego, czy pracujesz w małej firmie czy dużym korporacyjnym przedsiębiorstwie, RFID może być dostosowane do Twoich wymagań.
Zgodność z Przepisami Prawnymi: W wielu sektorach, takich jak ochrona danych osobowych czy przemysł medyczny, obowiązują rygorystyczne przepisy dotyczące przechowywania i ochrony dokumentów. RFID pomaga w spełnieniu tych wymogów, zapewniając nie tylko skuteczną ewidencję, ale także ścisłą kontrolę dostępu.
Które pasmo RFID najlepiej się sprawdzi?
Najbardziej udane aplikacje do śledzenia plików RFID wykorzystują technologię UHF RFID. Powodem, dla którego UHF RFID jest bardziej skuteczny niż High Frequency (HF) i Low Frequency (LF), jest to, że znaczniki UHF mają znacznie większy zasięg odczytu w porównaniu do znaczników na tych innych częstotliwościach roboczych. Ponadto czytniki RFID UHF mogą czytać tysiące tagów na sekundę, natomiast czytniki HF i LF są znacznie wolniejsze, odczytując około 1-2 tagów na sekundę. Podczas lokalizowania określonego pliku w pomieszczeniu lub na dużym obszarze, większy zasięg odczytu UHF może być kluczem do szybkiego lokalizowania.
Jak działa zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie za pomocą RFID?
Zazwyczaj każdy dokument lub plik jest oznaczony unikalnym tagiem RFID. Dane z tagów RFID są następnie kojarzone z konkretnym identyfikatorem za pomocą oprogramowania, a dane są przechowywane w bazie danych. Gdy plik lub dokument trzeba znaleźć, można przeszukać bazę danych w celu uzyskania informacji o pliku, a powiązany numer EPC z taga RFID można skopiować do ręcznego czytnika RFID. Czytnik ręczny wykorzystuje następnie funkcję licznika Geigera (jak w zabawie ciepło – zimno), aby dokładnie zlokalizować plik w pomieszczeniu lub obszarze.
W jakim zakresie można znaleźć konkretny oznaczony dokument?
To pytanie ma dwa aspekty. Po pierwsze, z jakiej odległości można wykryć ochipowany plik, a po drugie, z jakiej odległości czytnik może rozróżnić oznakowane elementy?
Zakres odczytu, w jakim tag może zostać odczytany, a jego dane odesłane do czytnika zależą od sprzętu, tagów i środowiska aplikacji, podobnie jak wszystkie aplikacje RFID. Ogólnie rzecz biorąc, ostrożne szacunki dla ręcznego czytnika korzystającego z funkcji licznika Geigera w celu znalezienia pliku oznaczonego tagiem Talking Things wynoszą około 5 – 6 metrów w idealnym środowisku.
Czytnik mobilny RFID zwykle może nadal rozróżniać dwa znaczniki po dotknięciu, co oznacza, że funkcja licznika Geigera nadal będzie przydatna do wykrywania prawidłowego pliku z dokładnością do centymetrów.
Jakie typy Tagów UHF są zalecane dla plików i dokumentów?
Zalecamy etykiety lub wkładki UHF RFID ponieważ są cienkie, lekkie i bardzo ekonomiczne, szczególnie w dużych ilościach.
Podsumowując, RFID ewidencja dokumentów to innowacyjne podejście do zarządzania dokumentacją, które przynosi wiele korzyści. Dzięki tej technologii, proces ewidencji staje się szybszy, bardziej precyzyjny i bezpieczniejszy. Jest to rozwiązanie skalowalne, które można dostosować do potrzeb każdej organizacji. W dobie coraz większych ilości danych i dokumentów, RFID ewidencja dokumentów staje się niezbędnym narzędziem dla tych, którzy dążą do efektywnego i bezpiecznego zarządzania informacjami.
